在文件整理中進行歸檔操作或者在檔案整理中直接錄入檔案保存時,檔號都可以自動生成,依據是參數設置中設置的該分類的檔號生成規則。其中,檔號中件號的長度是由參數設置中設置的該分類的件/卷號最大位數決定的。
示例:
GL2015.1-001標識管理類2015年永久保存的第一件,其檔號生成規則設置如下:
分類號(GL)
年度(2015) .(間隔符)
保管期限(1,永久) -(間隔符)
件號(001,件卷號最大位數設置為3,用0補齊3位,歸檔時取最大的件號加1)
原因:檔號中件卷號位數不一致,可能造成這種情況原因有:數據是通過數據導入功能導入的,導入的excel表格中錄入的檔號中件號的補齊位數不一致;檔號是手動錄入的,件號未補齊相應的位數。