檔案信息化是指依照國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。簡而言之，檔案信息化就是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。在這個過程中需要不斷地將現代信息技術應用于各個檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的信息化水平。 依照上述概念，可以將檔案信息化的現實意義總結如下：

1. 檔案信息化有助于企事業單位更好地收集和管理檔案。 大型企事業單位每年都要產生很多檔案資料，經年累月，這些檔案資料的數量非常龐大，難于收集管理。但這些檔案涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實的記錄了立檔單位的發展歷史，對立檔單位有著極其重要的意義。實行檔案的信息化管理后，有助于企事業單位更好的收集和管理這些信息資料。

2. 方便二次利用、提高利用率。 一般的單位形成的檔案，總是要隔一年才整理完畢，但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影像了檔案的利用效率；同時既已形成的檔案，利用起來也是相當的麻煩。首先需要進行登記，然后要在浩瀚如煙海的檔案中查找，這個過程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱，檔案的利用效率極低。而檔案管理實現信息化之后，檔案可以在內部網上實現共享，極大地提高了檔案利用率。

3. 可以解決檔案損壞、丟失的問題。 傳統方式依靠人員手工方式收集檔案、借閱實體檔案，不可避免會造成許多重要檔案的丟失和損壞。計算機的管理可以避免重要檔案在這個過程中的損壞及丟失。

4. 有利于形成完整的檔案信息網絡。 紙質的實體不能形成信息網絡，對于檔案管理、統計、對外交流產生很大的障礙，同時大大降低了立檔部門的工作效率。而檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個完整的檔案信息化網絡，提高檔案管理的便捷性以及立檔單位的工作效率。

5. 形成電子信息資源中心。 電子檔案管理系統的建設可以加快我們與國際接軌的步伐，同時形成單位的電子信息資源中心。