方天數字檔案管理平臺集中和解釋了國家新頒布的檔案管理標準，實現對原有數據的無縫集成，具有工作流程標準、利用手段方便、管理功能完善等特點。

將房地產檔案資料進行整理、清查，做到檔案的賬實相符；然后對檔案資料進行核查，糾正檔案的錯漏問題；對檔案進行編目，通過案卷號、分類、文號等多層次的目錄，建立相應的檢索標準，將數據存儲至方天數字檔案管理平臺，使檢索體系能夠方便、快捷地為用戶提供查詢服務。

結合圖紙管理系統（PDM系統）業務系統傳遞相關信息到檔案管理系統，為了確保文檔數據唯一性，所有原始文檔和數據，經過電子審簽后自動傳遞到檔案管理系統進行歸檔，實現簽審完成后的自動歸檔。檔案管理系統對歸檔數據按照項目號進行成套管理。

由檔案管理人員對該庫中的所有文件進行檢查，確認數據歸檔正確無誤后，檔案管理人員即可以對相關信息進行修改、添加，進行后續的歸檔、利用、發布等檔案管理操作。